● 何をすべき部門なのか ●
課長に、自分の課は何をすることを求められているのか問うたところ、今やって
いることを並べるものの、求められていることは何かが的を得ません。
職務分掌はと問うと、あやふやな返事しか返ってきません。
社内規定で各部門の職務分掌を定めているはずです。
そこに定められている業務を行うための組織であるのに、
実際はその中の一部の業務しかできていない部署があります。
それどころか本来の目的を見失い、規定にない違う方向の仕事を始めていたり、
求められる結果を出せていないのに、ひたすら日々の業務を一所懸命やっていたり
します。
職務分掌を見直した記憶がないのです。
何年にも渡り、同じ仕事のやり方をずっと続けてきていたり、
他の者から見ると、あそこは一体何をしているのかと言われたり、
組織体制が見直されず、人の異動ばかり話し合ったりしている場合は、
もう一度組織の目的からしっかり議論してみる必要があります。
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● 自部門の役割を忘れない ●
今まで見てきた中では、自部門の役割について誰も的を得た答えを言えず、
仕事の中で他部門に対し問題を起こしたりしているのが、スタッフ部門です。
何の目標に向けて何をすることが求められているのかが、いつの間にか忘れられて
しまい、他部門の仕事がスムーズに進むようにするための組織であるのに、
管理業務が幅を利かせ仕事を停滞させていたり、
決断しないために問題を先送りばかりして、いつまでも引きずっていたり、
資料つくりだけが目的になってしまっていたりしています。
黙々と日々ルーチンの仕事に埋没してしまってはいけません。
ライン部門の利益を上げていくための組織であるなら、
効率の良い生産計画が立てられるようにどう仕組みを直していくのか、
効率を下げている要因を見つけて、ライン部門に改善させていくのか、
コストの問題が見えないのなら、問題が見えるように分析を行って、
ライン部門にアドバイスして早期に解決できるようにしていくとか、
利益を上げていくことに直結していかなくてはいけません。
それがいつの間にか、分析をするための資料つくりを毎月黙々とするだけの
仕事になってしまったり、膨大なデータを表にして配るだけになってしまったり、
数字の羅列だけのそれらの資料を誰も役立てていなかったり、
そういったことが実際に起こっているのです。
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● 業務を遂行していくために ●
新たな部署に異動になったら、必ず職務分掌に目を通す。
年に一度は職務分掌を見直してみる。
職務分掌で定めた職務を遂行していくために、
今のやり方でよいのか、もっといいやり方があるはずだ
今のやり方からの成果は、満足できるものか
一方できていないことは何か、なぜできていないのか、
それをどういうやり方で実行するのか、
それを実施して、どういう結果を出していくのか、
その結果が、部門目標にどれだけの成果を出せるのか、
今の体制で実施していけるのか、
見直すことは沢山あります。
そうやって常に仕事のやり方を見直し、自分達に求められていることに対して、
今まで以上の価値を加えたアウトプットにしていくことを、
継続して行うことが必要です。
自部門に求められていることがぼやけている、
やっていることが他部門の役に立っていない、
組織の存在理由に疑問を抱くなら、その組織を一旦無くしてしまうことも
考えてみる必要があります。
以 上
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