● 同じ書式で何年も仕事をしている ●
新たな部門・部署の責任を担うことになった時、まず最初はその部門・部署の
人達が、前任者の時にやっていた時と同じ書類を同じように配布してくるのを
見ることになります。
まずは、それらの書類を見る事によって仕事の流れが見えるだけでなく、
彼らが何の情報を重要として報告を上げてきているのかが分かります。
しかし新任者と前任者とは視点や考え方が異なる部分があるはずですから、
新任者は書類の内容を細かく見て管理職やスタッフに聞いていきます。
ある部門の経理課の書類の内容が昔使っていた書式に似ていたので聞いて
みると、前々代の担当の時からずっと同じ書式の書類で仕事をしていました。
担当者は定期的に出す書類を、淡々と作成し、期限どおりに作成して提出
するのが仕事と考えており、誰も何の疑問ももっていません。
数字の内容を突っ込んで聞いても、あれこれ調べなければ答えが返って
きません。
最近は、自部門だけでなく、他部門でも同じようなことが起こっており、
正常・異常を判断しながら仕事を行う機能がなくなってしまいつつあることに
危機感を覚えます。
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● 仕事の中身を改善させていく ●
仕事の全体像を理解せぬまま部分の仕事をしていたのでは、やっていることは
いつまで経っても作業の域から出ることができません。
その数字がどうやって出てきているのかだとか、その数値は正常なのか異常
なのかだとか、理解して判断しながら仕事を進めていく力をもった人なら、
常に書式についても、このデータも見えるように表に加えようとか、これらの
費用の合計を入れて月々の予算を守らせようだとか、あれこれ考えているから
いつも書式が変化し続けているはずです。
何を見て運営を行い、何の課題を最優先に解決していこうとするのかに
よって、書式も変わってきますし、
同じようにスタッフも自分の仕事の課題は何かをきちんと理解していれば、
自ら仕事のやり方を変えていくために、書式と共に課題解決のアプローチを
変えてみようと動いていくはずです。
スタッフのうちから、今自分がやっている仕事のやり方がこれで良いのかと
考えさせ、どういう姿に改善することを目標にするのかを明確にさせ、仕事に
慣れてくるに従い陥る現状維持の意識が生じないようにすることが大切です。
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● 一段高い所から自分の仕事を見直しさせる ●
組織のシンプルな中小企業では、一人のスタッフが担う仕事の範囲は広く、
工場だと原材料の仕入れから製品の出荷に至るまで、物や金の流れが頭に
入っていないと仕事がスムーズに流れていかない場合もあります。
ところが規模が大きくなるにつれ、一人ひとりが狭い範囲の中で仕事をして
いますから、中には自分の仕事の位置づけも分からないために、自分で説明も
できない書類を作成しているケースが生じてきたりしているのが実態です。
自分の仕事に関わるあらゆることに意識を向け、貪欲に知識を吸収していく
モラルの高い社員ならよいのですが、最初からそのように行動できる人は少な
いと思います。
工場であれば、自部門だけでなく前後部門での研修や勉強もさせて、工程を
知るだけでなく、自分が仕事をする上で必要な人的ネットワークも広げさせて、
一段高い所から自分の仕事を見直していけるように上司として配慮が必要です。
以 上
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