● 報告書が書けない管理職・スタッフ ●
仕事の進捗や問題解決に向けた取り組みなどについて、課長やスタッフから報告を受ける
度に、報告の内容があちこちに飛んでみたり、何度も聞き返さないと論旨が見えてこないこと
に、腹立たしく思うことがあります。
わざとではないにせよ、情報を一杯並べて一見複雑に思えるものの、整理し直すと根本は、
シンプルな問題であったり、解決の方策が何故そのやり方なのか論理が繋がらなかったり
するために、再報告させることがあります。
会議で各部門の取り組みの進捗を報告するために、報告書を課長やスタッフが作ってくる
ものの、問題や課題の背景の説明を延々と延べ、自分の見解については、人を理解させ
得る論理展開になっておらず、
問題の原因の仮説が一つしかないとか、
別のやり方も方策として考えられるのに述べられていないとか、
一所懸命に考えてきたとは言い難い報告書がやたらと目につくようになってきています。
スタッフに報告書を書かせること自体、昔に比べるとずいぶん減ってきていますが、内容の
希薄な報告書をスタッフが上げてきても、それを許さず、指摘して何度も直させて、完成
させるやり方をする上司は減ってきているように思います。
今は、上司が添削して、スタッフは上司が直してくれたとおりに書き直して提出しておけば
よいようなやり方をする上司も見受けられ、これではスタッフはいつまで経ってもまともな
報告書を書けるようにはなりません。
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● スタッフに報告書を書かせて鍛える ●
仕事において自分の考えをまとめさせるのに、報告書を書かせるのも一つの良い方法です。
論理的に且つ簡潔に書いて、読む人を理解させなければいけませんので、普通さらさらっと
書いた程度では、とても人を動かせる内容には到達しません。
報告書を書くためには、問題点と自分の考えを論理立てて並べる必要がありますし、それに
対する別の考えややり方とも比較した自分の結論も必要です。
最近の若い世代に対し特に気になるのは、本を読まなくなってきていることです。
論理思考に弱く、仕事においても「考えて進める」ことがなかなかできるようになりません。
また、本来はスタッフがやるべき仕事を上司が自分でやっていたりするものですから、
考えて進めていくことを上司から求められないから、ますます鍛えられる場が少なく、なかなか
育ってこないと頭を抱えることになっていませんか。
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● スタッフに報告させる場を設ける ●
筋道立てて文章が書けるようになるだけでも、時間がかかりますが、根気よく繰り返していく
うちに、ほとんどの人が内容の濃い報告書を書けるようになるはずです。
また、スタッフの時から、上司だけでなくその上の役員クラスが出席する会議で、報告させる
経験を積ませていくことも大切です。
最初のうちは、部長や役員から直接、報告書の内容について厳しい質問が飛んできて、
答えられなかったり、どうしても承認してもらいたかった案件を却下されて自分の力の至ら
なさに悔しい思いをしたりします。
やる気のある人達は、次回はより一層論理を明快にし案を練って「勝負」しようと発奮する
はずです。
会議で報告させるための報告書は、会議の何日か前から書かせ始めておかなければ、直前
に出してきたのでは内容を吟味し直せる時間がありません。
事前に報告させて、内容の論理展開や考え方について問題を指摘してやり、
別の考え方を示してやったり、質問しながら本人に自分の考えを整理させていったり、
添付資料について、もっと分かりやすい書式に直させたり、
上司は時間を惜しまずにこういうやり取りの場を部下と持つことによって、
急速に部下の力を伸ばしていくことができるのではないかと思います。
以 上
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